La protection résultant de la loi s’applique à toutes les personnes travaillant dans le secteur privé et dans le secteur public et les indépendants, ainsi que toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.
Les actionnaires et les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’une entreprise, y compris les membres non exécutifs, ainsi que les bénévoles, les stagiaires rémunérés ou non rémunérés peuvent également signaler une violation.
Les auteurs de signalement sont aussi protégés dans les cas où leur relation de travail a pris fin ou lorsque la relation de travail n’a pas encore commencé, par exemple lorsque des informations sur des violations ont été obtenues lors du processus de recrutement ou lors de négociations précontractuelles.
Les mesures de protection des auteurs de signalement s’appliquent également, le cas échéant, aux facilitateurs, tiers qui sont en lien avec les auteurs de signalement et qui risquent de faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que des collègues ou des proches des auteurs de signalement et entités juridiques appartenant aux auteurs de signalement ou pour lesquelles ils travaillent, ou encore avec lesquelles ils sont en lien dans un contexte professionnel.
Quels auteurs de signalement peuvent bénéficier d’une protection ?
Les auteurs de signalement bénéficient de la protection prévue par la loi aux conditions :
qu’ils aient eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations relèvent du champ d’application de la loi ; et
qu’ils aient effectué un signalement soit interne, soit externe, ou aient fait une divulgation publique conformément à la loi.
Les lanceurs d’alerte sont encouragés à privilégier le signalement par le biais de canaux de signalement interne avant un signalement par le biais de canaux de signalement externe lorsqu’il est possible de remédier efficacement à la violation en interne et qu’elles estiment qu’il n’y a pas de risque de représailles.
Le signalement interne est la communication orale ou écrite d’informations sur des violations au sein d’une entité juridique du secteur privé ou public.
Quelles entités juridiques doivent mettre en place des canaux de signalement interne ?
Les entités juridiques de droit privé comptant plus de 50 salariés et les entités juridiques de droit public, à savoir les administrations de l’État, les établissements publics et les administrations des communes de plus de 10 000 habitants ont l’obligation de mettre en place un canal de signalement interne.
Les entités juridiques du secteur privé qui comptent entre 50 et 249 travailleurs peuvent partager des ressources en ce qui concerne la réception des signalements et le suivi à effectuer. Cela est sans préjudice des obligations qui incombent à ces entités de préserver la confidentialité, de fournir un retour d’informations et de remédier à la violation signalée.
Le canal de signalement peut être géré en interne par une personne ou un service désigné à cet effet ou fournis en externe par un tiers. Les entités juridiques concernés doivent mettre à disposition des informations appropriées concernant l’utilisation des canaux de signalement interne, ainsi que des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe.
Les canaux de signalement doivent permettre d’effectuer des signalements par écrit ou oralement ou les deux dans une des trois langues administratives du Luxembourg.
Les autorités compétentes vérifient, auprès des entités juridiques du secteur privé relevant de leur champ de compétence respectif, l’établissement des canaux de signalement interne.
des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d’une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l’accès auxdits canaux par des membres du personnel non autorisés ;
un accusé de réception adressé à l’auteur de signalement dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement ;
la désignation d’une personne ou d’un service impartial compétent pour assurer le suivi des signalements, qui peut être la même personne ou le même service que celle ou celui qui reçoit les signalements et qui maintiendra la communication avec l’auteur de signalement et, si nécessaire, lui demandera d’autres informations et lui fournira un retour d’informations;
un suivi diligent par la personne ou le service désigné pour le suivi des signalements dont l’auteur est identifié ou identifiable ;
un délai raisonnable pour fournir un retour d’informations, n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception envoyé à l’auteur de signalement, trois mois à compter de l’expiration de la période de sept jours suivant le signalement ;
la mise à disposition d’informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement aux autorités compétentes et, le cas échéant, aux institutions, organes ou organismes de l’Union européenne, ainsi que des informations appropriées concernant l’utilisation des canaux de signalement interne.
Les canaux de signalement doivent permettre d’effectuer des signalements par écrit ou oralement ou les deux dans une des trois langues administratives. Il est possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur de signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Quelles sont les missions de l’office des signalements ?
L’office a pour mission d’informer et aider dans sa démarche toute personne souhaitant effectuer un signalement interne ou externe, en lui précisant les procédures à suivre et de recueillir des informations relatives à d’éventuels manquements sur l’établissement des canaux de signalement interne.
L’office est également chargé de sensibiliser le public à la législation existante en matière de protection des lanceurs d’alerte et d’élaborer des recommandations sur toute question relative à l’application de la législation.
Par ailleurs, l’office peut prévenir les autorités compétentes lorsqu’il a connaissance d’un manquement à l’obligation de mettre en place des canaux de signalement interne.
Quand peut-on utiliser les canaux de signalement externe ?
Les personnes désirant effectuer un signalement de violations peuvent signaler des informations sur des violations en utilisant les canaux et procédures de signalement externes après avoir effectué un signalement par le biais de canaux de signalement interne ou en effectuant un signalement directement par le biais de canaux de signalement externe.
Qui doit concevoir les canaux de signalement externe ?
Les autorités compétentes établissent des canaux de signalement externe indépendants et autonomes pour la réception et le traitement des informations sur les violations.
Lorsque le lanceur d’alerte souhaite effectuer un signalement de violations en utilisant le canal de signalement externe, il est proposé de recourir aux autorités en place dans un grand nombre de domaines, tels que l’Inspection du travail et des mines (ITM) lorsqu’il s’agit de signalements de violations portant sur la législation du travail.
Les canaux de signalement externe permettent d’effectuer des signalements par écrit et oralement. Il est possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur de signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Quelles sont les autorités compétentes qui peuvent recevoir un signalement externe ?
Dans les limites de leurs missions et compétences respectives, les autorités suivantes, ci-après désignées reçoivent, directement dans une des trois langues administratives ou dans toute autre langue admise par l’autorité compétente concernée, les signalements externes :
La Commission de surveillance du secteur financier ;
Le Commissariat aux assurances ;
L’autorité de la concurrence ;
L’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA ;
L’Inspection du travail et des mines ;
La Commission nationale pour la protection des données ;
Le Centre pour l’égalité de traitement ;
Le Médiateur dans le cadre de sa mission de contrôle externe des lieux où se trouvent des personnes privées de liberté ;
L’Ombudsman fir Kanner a Jugendlecher ;
L’Institut luxembourgeois de régulation ;
L’Autorité luxembourgeoise indépendante de l’audiovisuel ;
L’Ordre des avocats du Barreau de Luxembourg et l’Ordre des avocats du Barreau de Diekirch ;
La Chambre des notaires ;
Le Collège médical ;
L’Administration de la nature et des forêts ;
L’Administration de la gestion de l’eau ;
L’Administration de la navigation aérienne ;
Le Service national du Médiateur de la consommation ;
L’Ordre des architectes et des ingénieurs-conseils ;
Les autorités compétentes sont chargées de recevoir les signalements, fournir un retour d’informations et assurer un suivi des signalements.
Les autorités compétentes sont obligées :
d’accuser réception des signalements rapidement et dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement, sauf demande contraire expresse de l’auteur du signalement ou à moins que l’autorité compétente ait des motifs raisonnables de croire qu’accuser réception du signalement compromettrait la protection de l’identité de l’auteur du signalement ;
d’assurer un suivi diligent des signalements ;
de fournir à l’auteur du signalement un retour d’informations dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois, ou six mois dans des cas dûment justifiés ;
de communiquer à l’auteur du signalement le résultat final des démarches auxquelles le signalement a donné lieu, sous réserve des informations tombant dans le champ d’application d’une obligation légale de secret pénalement sanctionnée ;
de transmettre en temps voulu les informations contenues dans le signalement aux institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents.
Les autorités compétentes, après avoir dûment examiné la question, peuvent décider qu’une violation signalée est manifestement mineure et ne requiert pas d’autre suivi que la clôture de la procédure. Dans ce cas, les autorités compétentes notifient à l’auteur de signalement leur décision et les motifs à son fondement.
Le lanceur d’alerte peut procéder à une divulgation publique en bénéficiant de la protection prévue par la loi, s’il a d’abord effectué un signalement interne et externe ou directement un signalement externe, pour lequel aucune mesure appropriée n’a été prise, et lorsqu’ il a des motifs raisonnables de croire :
qu’il existe un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public ; ou
qu’il existe un risque de représailles avec peu de chances de remédier à la violation suite à un signalement externe.
La loi prévoit une liste de représailles interdites à l’encontre d’un auteur de signalements, qui n’est pas exhaustive.
Sont notamment interdits :
la suspension d’un contrat de travail, la mise à pied, le licenciement, le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat de travail à durée déterminée ou des mesures équivalentes ;
la rétrogradation ou le refus de promotion ;
le transfert de fonctions, le changement de lieu de travail, la réduction de salaire, la modification des horaires de travail ;
la suspension de la formation ;
les mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
la non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le salarié pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
la coercition, l’intimidation, le harcèlement ou l’ostracisme ;
la discrimination, le traitement désavantageux ou injuste ;
l’évaluation de performance ou l’attestation de travail négative ;
le préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou les pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
la mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité ;
la résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat pour des biens ou des services ;
l’annulation d’une licence ou d’un permis ;
l’orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.
Quel recours est possible pour l’auteur de signalement qui a subi des représailles ?
La plupart des mesures de représailles sont nulle de plein droit.
L’auteur d’un signalement peut demander, dans les quinze jours qui suivent la notification de la mesure, par un acte introductif d’instance, à la juridiction compétente de constater la nullité de la mesure et d’en ordonner la cessation.
La personne qui n’a pas invoqué la nullité de la mesure ou qui l’a invoquée et, le cas échéant, obtenu la nullité, peut encore exercer une action judiciaire en réparation du dommage subi.
Dans le cadre d’une procédure engagée devant une juridiction ou auprès d’une autorité compétente concernant un préjudice subi par l’auteur de signalement, et sous réserve que celui-ci établisse qu’il a effectué un signalement ou fait une divulgation publique et qu’il a subi un préjudice, il est présumé que le préjudice a été causé en représailles au signalement ou à la divulgation publique. Dans ce cas, il incombe à la personne qui a pris la mesure préjudiciable d’établir les motifs au fondement de cette dernière.
Quelles sont les mesures de protection prises contre les représailles ?
Lorsque des personnes signalent des informations sur des violations ou font une divulgation publique conformément à la loi, elles ne sont pas considérées comme ayant enfreint une restriction à la divulgation d’informations et n’encourent aucune responsabilité d’aucune sorte concernant ce signalement ou cette divulgation publique pour autant qu’elles aient eu des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique de telles informations était nécessaire pour révéler une violation.
Les auteurs de signalement n’encourent aucune responsabilité en ce qui concerne l’obtention des informations qui sont signalées ou divulguées publiquement, ou l’accès à ces informations, à condition que cette obtention ou cet accès ne constitue pas une infraction pénale autonome. Au cas où cette obtention ou cet accès constitue une infraction pénale autonome, la responsabilité pénale continue d’être régie par le droit national et européen applicables.
De même, toute autre responsabilité éventuelle des auteurs de signalement découlant d’actes ou d’omissions qui ne sont pas liés au signalement ou à la divulgation publique ou qui ne sont pas nécessaires pour révéler une violation continue d’être régie par le droit national et européen applicables.
Dans les procédures judiciaires, y compris pour diffamation, violation du droit d’auteur, violation du secret, violation des règles en matière de protection des données ou divulgation de secrets d’affaires, ou pour des demandes d’indemnisation fondées sur le droit privé, le droit public ou le droit collectif du travail, les auteurs de signalement n’encourent aucune responsabilité du fait des signalements ou des divulgations publiques effectués au titre de la loi. Ces personnes ont le droit d’invoquer ce signalement ou cette divulgation publique pour demander l’abandon de la procédure, à condition qu’elles aient eu des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique était nécessaire pour révéler une violation.
Une amende administrative peut être prononcée par les autorités compétentes ou l’office des signalements à l’encontre des personnes physiques et morales qui :
entravent ou tentent d’entraver un signalement ;
refusent de fournir les renseignements jugées nécessaires par les autorités compétentes, ou fournissent des renseignements incomplets ou faux ;
portent atteinte à la confidentialité dont jouissent les auteurs de signalements ;
refusent de remédier à la violation constatée ;
n’établissent pas les canaux et les procédures pour le signalement interne et leur suivi.
Cette amende peut aller de 1 500 euros à 250 000 euros. Le maximum de l’amende peut être doublé en cas de récidive dans les 5 ans à partir de la dernière sanction devenue définitive.
En outre, les personnes qui exercent des mesures de représailles ou intentent des procédures abusives contre les auteurs de signalement peuvent être punies d’une amende de 1 250 euros à 25 000 euros.
L’auteur d’un signalement qui a sciemment signalé ou divulgué publiquement de fausses informations, pourra se voir infliger une peine d’emprisonnement de huit jours à trois mois de prison et une amende de 1 500 euros à 50 000 euros. La responsabilité civile de l’auteur d’un faux signalement sera engagée et l’entité qui a subi des dommages peut demander réparation du préjudice subi devant la juridiction compétente.