Qu’est-ce que le congé individuel de formation ? (ci-après « congé-formation »)
Le congé-formation est un congé spécial destiné à permettre aux bénéficiaires du congé :
de participer à des cours ;
de se préparer à des examens et d’y participer ;
de rédiger des mémoires ou d’accomplir tout autre travail en relation avec une formation éligible.
Une loi du 14 août 2020 a ajouté un cas d’ouverture au congé formation : Peuvent également bénéficier de ce congé les personnes qui se préparent et se présentent à un championnat ou à un concours national ou international en relation avec la promotion de la formation professionnelle ainsi qu’un accompagnateur par candidat.
Quelles conditions les intéressés doivent-ils remplir pour bénéficier du congé-formation ?
Les salariés doivent être normalement occupés sur un lieu de travail situé sur le territoire luxembourgeois, être liés par un contrat de travail à une entreprise ou association légalement établie et active au Grand-Duché et avoir une ancienneté de service d’au moins 6 mois auprès de leur employeur au moment de la demande de congé.
Les travailleurs indépendants et les personnes exerçant une profession libérale doivent être affiliés depuis 2 ans au moins à la sécurité sociale luxembourgeoise.
Quelles formations sont éligibles pour l’obtention du congé-formation ?
Sont éligibles les formations offertes, soit au Grand-Duché de Luxembourg, soit à l’étranger, par :
les institutions bénéficiant du statut d’école publique ou privée reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats reconnus par ces mêmes autorités ;
les chambres professionnelles ;
les communes ;
les fondations, personnes physiques et associations privées agréées individuellement à cet effet par le ministre ;
les ministères, administrations et établissements publics ;
les organismes de formation professionnelle continue privés disposant d’une autorisation d’établissement au Luxembourg ;
les organismes de formation professionnelle continue légalement établis dans un pays membre de l’UE ou dans un pays ayant ratifié un traité bilatéral avec le Luxembourg sur cette matière et disposant d’une autorisation dans le pays d’origine ;
les entreprises, fournisseurs de matériel et de services favorisant le progrès technologique et dispensant une formation en relation avec ce matériel ;
les prestataires bénéficiant d’un agrément de la part du ministère de la Santé.
Les formations financées ou cofinancées par d’autres dispositions légales, notamment celles qui font partie intégrante d’un plan ou projet de formation, tel que défini aux articles L. 542-9 et L. 542-11, et celles prévues par l’article L. 415-10 du Code du travail, ne sont pas éligibles.
Les formations peuvent ou non avoir un lien direct avec la profession exercée.
Les horaires de la formation n’ont pas d’influence sur son éligibilité, les cours pouvant avoir lieu pendant ou en dehors des heures de travail.
Quelles démarches l’intéressé doit-il entreprendre pour obtenir un congé-formation ?
L’intéressé doit déposer une demande au Service de la formation professionnelle du ministère de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle 2 mois avant le début du congé sollicité.
Concrètement, il doit :
remplir le formulaire de demande d’octroi d’un congé-formation téléchargeable sur www.men.lu ;
faire aviser la demande par son employeur ;
envoyer le formulaire dûment rempli et accompagné des pièces demandées au Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse Service de la formation professionnelle – Congé individuel de formation.
La demande contient obligatoirement les éléments suivants :
le nom du demandeur ;
la date du début et de la fin de la/des formation(s) ;
la durée de la/des formation(s) en heures ;
la date du début et de la fin du congé sollicité ;
la raison sociale de l’organisme de formation ;
l’attestation d’inscription ou de préinscription ;
Que se passe-t-il en cas d’avis négatif de l’employeur ?
En cas d’avis négatif de l’employeur, le congé peut être différé si l’absence résultant du congé sollicité risque d’avoir une répercussion majeure préjudiciable à l’exploitation de l’entreprise ou au déroulement harmonieux du congé annuel payé du personnel.
Si le salarié tient à maintenir sa demande de congé, il peut l’envoyer au ministre ayant la Formation professionnelle dans ses attributions. Elle sera soumise à la commission consultative prévue à cet effet qui émettra son avis sur les délais de report.
La durée maximale du congé-formation est de 80 jours pour chaque bénéficiaire au cours de sa carrière professionnelle. Sur une période de 2 ans, le nombre maximal de jours de congé-formation attribuable est de 20 jours.
Pour les salariés travaillant à temps partiel, les jours de congé par formation sont calculés proportionnellement.
La durée du congé-formation ne peut pas être imputée sur le congé annuel de récréation.
Comment le nombre de jours de congé-formation est-il déterminé ?
Le nombre total de jours de congé-formation auquel le bénéficiaire peut prétendre dépend du nombre d’heures investies dans la formation. Ce nombre d’heures est soit défini par l’organisme de formation, soit déterminé sur base des horaires de cours des écoles ou instituts de formation.
Le nombre d’heures investies est converti en nombre de journées de travail. 8 heures de formation comptent pour une journée de travail. Le quotient ainsi calculé est divisé par 3 pour obtenir le nombre de jours de congé-formation. Le résultat est arrondi, le cas échéant, à l’unité inférieure.
Exemple de calcul pour une formation de 30 heures :
30 : 8 = 3,75 journées de travail 3,75 : 3 = 1,25 jours de congé-formation (à arrondir à l’unité inférieure) Une formation de 30 heures donne droit à 1 jour de congé-formation.
Est-ce que les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l’emploi restent applicables ?
La durée du congé-formation est assimilée à une période de travail effectif.
Pendant la durée du congé, les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l’emploi restent applicables au bénéficiaire comme s’il continuait à travailler.
Est-ce que les salariés bénéficiant du congé-formation sont rémunérés ?
Les salariés bénéficiaires du congé-formation ont droit, pour chaque journée de congé, à une indemnité compensatoire avancée par l’employeur, égale au salaire journalier moyen, sans qu’elle ne puisse dépasser le quadruple du salaire social minimum pour travailleurs non-qualifiés (voir Paramètres sociaux).
L’employeur bénéficiera-t-il d’un remboursement pour le congé-formation ?
L’employeur se voit rembourser le montant de l’indemnité et la part patronale des cotisations sociales par l’État. Il doit faire à cet effet, une déclaration de remboursement dont le modèle est défini par le ministre compétent.
Quelles sanctions le bénéficiaire du congé-formation encourt-il en cas de déclarations inexactes ou incomplètes ?
Les indemnités accordées doivent être restituées immédiatement lorsqu’elles ont été obtenues au moyen de déclarations que le bénéficiaire savait inexactes ou incomplètes. Le bénéficiaire doit en outre payer les intérêts au taux légal à partir du jour du paiement jusqu’au jour de la restitution.
Le congé linguistique a pour objectif de permettre aux intéressés de participer à des cours de langue luxembourgeoise, préparer des examens y relatifs et d’y participer.
Sont éligibles les formations en langue luxembourgeoise dispensées soit au Luxembourg, soit à l’étranger :
par les institutions bénéficiant du statut d’école publique ou privée reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats reconnus par ces mêmes autorités ;
par les chambres professionnelles ;
par les communes ;
par les fondations, les personnes physiques et les associations privées agréées individuellement à cet effet par le ministre ayant la Formation professionnelle dans ses attributions ;
par les ministères, administrations et établissements publics ;
par les organismes de formation professionnelle continue privés disposant d’une autorisation d’établissement au Luxembourg ;
par les organismes de formation professionnelle continue légalement établis dans un pays membre de l’UE ou dans un pays ayant ratifié un traité bilatéral avec le Luxembourg sur cette matière et disposant d’une autorisation dans le pays d’origine ;
les entreprises, fournisseurs de matériel et de services favorisant le progrès technologique et dispensant une formation en relation avec ce matériel ;
les prestataires bénéficiant d’un agrément de la part du ministère de la Santé.
Pour éviter un double financement de la part de l’État, ne sont pas éligibles les formations prévues et cofinancées par d’autres dispositions légales (notamment formations faisant partie intégrante d’un plan ou projet de formation, congé formation des représentants du personnel).
Les formations doivent se dérouler pendant la durée normale de travail.
La durée totale du congé linguistique est de 200 heures maximum par carrière professionnelle. Elle est obligatoirement divisée en 2 tranches de 80 heures minimum et de 120 heures maximum chacune. Seul le fait d’avoir suivi une formation sanctionnée par un diplôme ou par un autre certificat de réussite au cours de la première tranche ouvrira le droit à la deuxième tranche.
Le congé peut être fractionné, la durée minimale étant d’une demi-heure par jour.
Pour les salariés travaillant à temps partiel, les heures de congé sont calculées proportionnellement.
Comment faut-il procéder pour demander un congé linguistique ?
Les demandes en obtention du congé linguistique sont à adresser au ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Économie sociale et solidaire. Les demandes de congé des salariés doivent obligatoirement comporter l’avis de leur employeur.
En cas d’avis négatif, le congé peut être différé si l’absence résultant du congé sollicité risque d’avoir une répercussion majeure préjudiciable :
à l’exploitation de l’entreprise ou
au déroulement harmonieux du congé annuel payé du personnel.
Qui prend en charge l'indemnité payée durant le congé linguistique ?
Les salariés bénéficiaires du congé linguistique ont droit, pour chaque heure de congé, à une indemnité compensatoire égale au salaire horaire moyen sans qu’elle ne puisse dépasser 4 x le salaire social minimum horaire pour travailleurs non qualifiés (voir Paramètres sociaux).
L’indemnité compensatoire est payée par l’employeur. L’État rembourse à l’employeur 50% du montant de l’indemnité compensatoire et 50% de la part patronale des cotisations sociales au vu d’une déclaration y afférente, sur base d’un formulaire préétabli.
L’État verse aux personnes exerçant une activité professionnelle indépendante ou libérale, une indemnité compensatoire fixée à 50% du montant de référence défini sur base du revenu ayant servi pour le dernier exercice cotisable comme assiette de cotisation pour l’assurance pension, sans qu’il puisse dépasser 4 x le salaire social minimum pour travailleurs non qualifiés (voir Paramètres sociaux). Le versement se fait au vu d’une déclaration y afférente, sur base d’un formulaire préétabli.
Est-ce que les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l'emploi restent applicables ?
La durée du congé-formation est assimilée à une période de travail effectif. Pendant la durée du congé linguistique, les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l’emploi restent applicables au bénéficiaire.
Le salarié désireux de suivre une formation de longue durée peut à cet effet obtenir un congé sans solde. Après la formation il réintègre son entreprise sans perte de ses droits acquis.
Le congé sans solde permet ainsi à son bénéficiaire de se défaire temporairement de ses engagements professionnels afin de pouvoir suivre une formation professionnelle pendant un certain laps de temps.
Sont éligibles les formations offertes tant au Luxembourg qu’à l’étranger par :
les institutions qui bénéficient du statut d’école publique ou privée (lycée, université, institut d’enseignement supérieur) reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats reconnus par ces mêmes autorités ;
les organismes de formation professionnelle continue légalement établis dans un pays membre de l’UE ou dans un pays ayant ratifié un traité bilatéral avec le Luxembourg sur cette matière et disposant d’une autorisation dans le pays d’origine.
Sont également éligibles les formations organisées au Luxembourg par :
les chambres professionnelles ;
les communes ;
les fondations, les personnes physiques et associations privées agréées individuellement à cet effet par le ministre ayant la Formation professionnelle dans ses attributions ;
les ministères, administrations et établissements publics ;
les organismes de formation professionnelle continue privés disposant d’une autorisation d’établissement ;
les entreprises, fournisseurs de matériel et de services favorisant le progrès technologique et dispensant une formation en relation avec ce matériel ;
les prestataires bénéficiant d’un agrément de la part du ministère de la Santé.
Que doit contenir la demande de congé sans solde ?
La demande doit contenir une indication du type de formation, de la durée de la formation, de l’organisme de formation et de la ou des périodes de congé sollicitées ainsi qu’une mention que l’absence de réponse endéans 30 jours par l’employeur vaut acceptation de la demande.
La réponse de l’employeur doit intervenir endéans les 30 jours par écrit avec accusé de réception.
L’absence de réponse vaut acceptation de la demande en ce qui concerne la première période sollicitée en cas de pluralité de périodes de congé sollicités.
Quel est le délai de préavis à respecter par le demandeur du congé sans solde ?
Le demandeur du congé doit respecter un préavis de 2 mois pour un congé dont la durée est inférieure à 3 mois. Cette période de notification est de 4 mois pour un congé de 3 mois et plus.
La demande peut-elle être refusée par l’employeur ?
La demande peut être refusée par l’employeur si le demandeur est un cadre supérieur ou lorsque l’entreprise occupe régulièrement moins de 15 salariés.
Précisons que la loi définit les cadres supérieurs comme étant des travailleurs disposant d’une rémunération nettement plus élevée que les salariés couverts par la convention collective ou barémisés par un autre biais, tenant compte du temps nécessaire à l’accomplissement des fonctions, si cette rémunération est la contrepartie de l’exercice d’un véritable pouvoir de direction effectif ou dont la nature des tâches comporte une autorité bien définie, une large indépendance dans l’organisation du travail et une large liberté des horaires du travail et notamment l’absence de contraintes dans les horaires.
Le début du congé peut-il être reporté par l’employeur ?
Dans certaines situations l’employeur peut reporter le congé sollicité au-delà d’une période ne pouvant excéder 1 an lorsque la durée du congé sollicité est inférieure ou égale à 3 mois. Le report ne peut excéder 2 ans lorsque la durée du congé sollicité dépasse 3 mois.
Ce report peut se faire :
lorsqu’une proportion significative des salariés d’un département serait absente pendant la période de congé sollicitée pour une durée étendue et que de ce fait l’organisation du travail serait gravement perturbée ;
lorsque le remplacement de la personne demandant le congé ne peut être organisé pendant la période de notification (de préavis) en raison de la spécificité du travail effectué par le demandeur ou d’une pénurie de main-d’œuvre dans la branche ou la profession visée ;
lorsque le travail est de nature saisonnière et que la demande porte sur une période se situant dans une période de nature saisonnière.
Que peut faire l’employeur lorsqu’il est confronté à une pluralité de demandes ?
En cas de pluralité de demandes de congé sans solde par département ou par entreprise et lorsque cette pluralité fait que toutes les demandes ne peuvent être accordées simultanément pour les motifs permettant à l’employeur de prononcer un report du congé, priorité sera donnée, à défaut d’accord entre les salariés concernés, à la demande émanant du salarié justifiant de l’ancienneté la plus importante auprès de l’entreprise.
Est-ce que le congé sans solde peut être interrompu ?
L’acquiescement par l’employeur à la demande constitue un accord qui est irrévocable tant pour le salarié que pour l’employeur.
En cas de survenance toutefois d’un événement de force majeur, le retrait de l’acquiescement de l’employeur ou de l’engagement du salarié peut se faire, sauf si l’employeur s’est engagé à embaucher un travailleur à durée déterminée. Si ce retrait émane de l’employeur, celui-ci est tenu de dédommager le salarié des frais déjà engagés et non récupérables pour sa formation.
Après le début du congé, la cessation du congé par le salarié n’est en tout cas possible qu’avec accord de l’employeur.
Quelle est l’incidence de la maladie du salarié sur le congé sans solde ?
Le fait de tomber malade durant le congé sans solde ne donne pas droit au report de la durée autorisée résiduelle du congé sans solde. En cas de maladie s’étalant sur une période de plus de 25% de la durée du congé ou de force majeure qui rendrait impossible, en tout ou en partie, la participation à la formation pour laquelle le congé a été demandé, le salarié peut solliciter la cessation de son congé.
L’employeur donne suite à cette demande à moins que des raisons d’organisation de travail impérieuses ne permettent pas de réintégrer le salarié avant la fin de la période de congé demandée et accordée.
Le salarié doit-il produire la preuve matérielle de la participation à une formation ?
Sur demande de l’employeur, le travailleur doit produire un certificat de participation à la formation au titre de laquelle il a bénéficié d’un congé sans solde.
Quel est l’effet du congé sans solde sur le contrat de travail du salarié ?
Pendant la durée du congé sans solde pour formation, le contrat de travail est suspendu. La durée du congé est neutralisée pour la détermination des droits liés à l’ancienneté avec maintien de l’ancienneté acquise avant le début du congé, sauf dispositions légales ou conventionnelles contraires.
Pendant la durée du congé, l’employeur est tenu de conserver l’emploi du salarié en congé, celui-ci recouvrant à son retour tous les avantages acquis avant le début du congé ou, en cas d’impossibilité, un emploi similaire correspondant à ses qualifications et assorti d’une rémunération au moins équivalente et des mêmes avantages acquis.