Désignation du président, vice-président, secrétaire et du bureau

Lors de la réunion constitutive de la délégation du personnel convoquée dans le mois suivant les élections par le salarié ayant recueilli le plus grand nombre de voix lors de l’élection, la délégation du personnel désigne un président, un vice-président et un secrétaire parmi ses membres titulaires au scrutin secret selon le système de la majorité relative. En cas d’égalité des voix, le plus âgé des candidats est élu.

Si aucune élection n’a eu lieu, la réunion constitutive est convoquée dans les mêmes conditions par le membre titulaire le plus âgé de la délégation du personnel.

Pour la gestion des affaires courantes et la préparation de ses réunions, la délégation du personnel nomme parmi ses membres titulaires, par vote de liste secret selon le système de la représentation proportionnelle, un conseil d’administration composé, outre le président, le vice-président et le secrétaire, des personnes suivantes :

• 1 membre, lorsque la délégation se compose d’au moins 8 membres ;
• 2 membres, lorsque la délégation se compose d’au moins 10 membres ;
• 3 membres, lorsque la délégation se compose d’au moins 12 membres ;
• 4 membres, lorsque la délégation se compose d’au moins 14 membres.

Composition numérique	Composition du bureau
Moins de 8 membres	Président, vice-président et secrétaire
8 ou 9 membres	Président, vice-président et secrétaire + 1 membre
10 ou 11 membres	Président, vice-président et secrétaire + 2 membres
12 ou 13 membres	Président, vice-président et secrétaire + 3 membres
14 membres et plus	Président, vice-président et secrétaire + 4 membres

Pour ses missions en matière de droits de participation, le bureau est en outre élargi d’au moins un délégué du personnel, de façon proportionnelle aux votes obtenus, de chaque liste représentée dans la délégation du personnel mais qui n’est pas déjà représentée dans le bureau.

Un règlement grand-ducal du 15 décembre 2017 détermine dans l’ordre les points obligatoires à l’ordre du jour de la réunion constituante et le déroulement de celle-ci :

• désignation d’un bureau de vote comprenant au moins deux membres et au moins un membre de chaque syndicat représenté au sein de la délégation du personnel ;
• élection du président ;
• élection du vice-président ;
• élection du secrétaire ;
• élection du bureau ;
• élection du délégué à l’égalité ;
• élection du délégué à la sécurité et à la santé ;
• décision sur l’attribution du crédit d’heures, respectivement désignation du/des délégué(s) libéré(s).

Dans les 3 jours qui suivent la réunion constituante, le président de la délégation communique, par voie écrite, au chef d’entreprise et à l’Inspection du travail et des mines, les noms du vice-président et du secrétaire, des membres du bureau, du délégué à l’égalité et du délégué à la sécurité et à la santé.

Lors de la première réunion après la réunion constituante de la délégation du personnel, les membres élus sont informés par le chef d’entreprise sur la structure de l’entreprise, ses liens éventuels avec d’autres entreprises, l’évolution économique prévisible, la structure de l’emploi, les politiques de formation professionnelle continue, de sécurité et santé au travail ainsi qu’en matière d’égalité de traitement.

Délibérations

L’objet des délibérations de la délégation du personnel est fixé par un ordre du jour qui est arrêté par le bureau de la délégation et communiqué aux membres au moins 5 jours avant la réunion.

Le bureau est tenu de porter à l’ordre du jour les questions spécifiées dans une demande présentée par un tiers au moins des membres de la délégation, au plus tard 3 jours ouvrables avant la réunion. Si dans ce cas la demande a été présentée après la communication de l’ordre du jour aux membres de la délégation, son président doit en faire part aux membres de la délégation dans les 24 heures.

Convocation de la réunion de la délégation

La délégation du personnel se réunit sur convocation écrite de son président.

Le président de la délégation doit convoquer la délégation 6 fois par an au moins.

II est tenu, en outre, de convoquer la délégation chaque fois qu’un tiers au moins des membres titulaires qui la composent lui en fait la demande par écrit ; les requérants indiquent les questions qu’ils désirent voir inscrites à l’ordre du jour de la réunion.

Le chef d’entreprise ou son représentant peuvent être invités par la délégation à prendre part à ses délibérations, sans toutefois pouvoir assister aux votes.

Rappelons que la délégation du personnel peut se réunir une fois par mois pendant les heures de travail, moyennant notification d’un préavis de 5 jours ouvrables à la direction sauf accord avec la direction pour un délai plus court. Elle doit se réunir au moins 3 fois par année avec la direction.

Le ministre du Travail peut convoquer la délégation aux fins qu’il juge convenir ; il peut également déléguer aux réunions un fonctionnaire de son choix qui doit être entendu en ses observations. Le chef d’entreprise ou son représentant doit être invité à assister à ces réunions.

Les réunions des délégations se tiennent à huis clos.

Prises de décisions

Les décisions et résolutions de la délégation du personnel sont prises à la majorité des membres présents.

Le secrétaire tient le procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal de la réunion est lu et approuvé à l’ouverture de la réunion suivante ; copie en est adressée au chef d’entreprise.

Le bureau de la délégation est responsable de la publication d’un communiqué, affiché sur le panneau prévu à cette fin.

Frais de la délégation

Les fonctions de délégué sont purement honorifiques. Toutefois, l’employeur prend à charge les frais de séjour et les frais de déplacement exposés par les membres de la délégation du personnel en relation directe avec l’exercice de leur mandat dans l’entreprise, à l’exception de ceux exposés en relation avec l’utilisation du congé-formation.

De même l’employeur facilite les déplacements entre les unités de l’entreprise, le cas échéant en mettant à la disposition des délégués un moyen de transport approprié.

Les réunions et consultations des délégations du personnel ont lieu à l’intérieur de l’entreprise dans un local approprié dont la fourniture, y compris le matériel informatique et l’accès aux moyens de communication internes et externes, de même que les frais de bureau, de chauffage et d’éclairage sont à charge de l’employeur.

Lorsque la délégation comprend un ou plusieurs délégués libérés. le chef d’entreprise est tenu de mettre en outre à sa disposition un local permanent ainsi que le matériel, et, le cas échéant, le personnel indispensable pour son secrétariat.